Для работы в транспортной компании необходимо обладать специальными знаниями. Например, при выписке путевого листа следует правильно заполнить обязательные реквизиты, в частности, указать номер путевого листа, срок его действия, название организации, являющейся собственником транспортного средства.

Также следует указать государственный номер и марку автомобиля или самоходной машины, и полностью фамилию, имя и отчества водителя, номер его водительского удостоверения. Процесс заполнения путевых листов описан в Приказе Минтранса № 152 от 18.09.2008. Однако, этот документ является не единственным, который должен знать диспетчер для выпуска автомашин на линию.

После возвращения транспортного средства в гараж следует рассчитать результаты работы автомобиля – расход топлива по норме, расход топлива фактический, отработанные часы, доход. В нашей стране законодательно установлены нормы расхода топлива для автомобилей, которые представлены в Методических рекомендациях Минтранса АМ-23-Р от 14.03.2008. Этот документ предусматривает использовать повышающие коэффициенты, которые применяются в зависимости от разных условий эксплуатации автомобилей. Особенно это актуально для фур, которые возят грузы по междугородним маршрутам, а также самосвалов, занятых в строительстве. Дело в том, что на каждую тонны перевозимого груза следует считать дополнительный расход горючего до 1,3 л/100 км. Очевидно, что при средней грузоподъемности фуры 20 тонн, расход горючего по норме при полной загрузке увеличится до 26 л/100 км.

Учет ГСМ является важной задачей при ведении путевой документации. При оплате за наличный расчет водитель при сдаче путевого листа должен прикладывать кассовый чек за оплату топлива. Многие о компании в  настоящее приобретают горючее по безналичном расчету. В этом случае топливной компании переводятся деньги за оптовую партию бензина или солярки, а затем водители в рейсе заправляются по карточке. По окончанию месяца топливная компания предоставляет счет-фактуры в транспортную фирму. При этом количество горючего, указанного в этих счет-фактурах должно сойтись с количеством топлива, указанного водителями в путевых листах. Кроме того, сравнивается расход топлива по норме и расход топлива фактический, и рассчитывается перерасход или экономия горючего. В себестоимость перевозок  можно учитывать только расход топлива по норме. Перерасход горючего учитывается из прибыли.

И крупные, и небольшие автопредприятия и строительные компании, эксплуатирующие автотранспорт в настоящее время стремятся автоматизировать  процесс учета путевых листов, внедряя специальные программы. Перед приобретением такой программы следует внимательно изучить ее возможности и сопоставить с бизнес-процессами предприятия. Например, если автопарк состоит из грузовых автомобилей, то необходимо указывать в программе маршрутный лист, в котором отмечать пункты погрузки и разгрузки, тоннаж или кубатуру. Соответственно, для этого не подойдет программ, рассчитанная на учет только легковых автомашин. Также следует соизмерять скорость работы программы с количеством транспортных средств, имеющихся на предприятии. Иначе при выпуске автомашин на линию в больших парках, диспетчер может не успевать выписывать путевые листы.